Queremos dedicar este espacio al Customer Relationship Management (CRM) o, lo que es lo mismo, al sistema de Gestión de Relación con Clientes que tienen multitud de empresas para llevar un control de las ventas, el marketing, la atención al cliente y todos los puntos de contacto que tiene con su público objetivo. ¿Tú también tienes un CRM? Si es así, las siguientes líneas te van a resultar verdaderamente útiles porque en ellas te explicamos cómo migrar un CRM mediante un sencillo proceso. ¡Toma nota!
Pasos para migrar un CRM y mantener la seguridad de los datos
Cuando vamos a migrar un CRM, debemos prestar especial atención a evitar la pérdida de datos durante el proceso, ya que la información es precisamente lo más valioso de cualquier CRM. Por ello, la migración de un CRM va mucho más allá de un cambio de plataforma. Por muy potente que sea el nuevo servidor que vamos a usar, no será útil si no hemos migrado bien los datos. Así que, en base a la seguridad de los datos, es importante llevar a cabo los siguientes pasos para llevar a cabo el cambio:
1. Elige el mejor software para ti
En primer lugar, debemos elegir una plataforma que verdaderamente se adapte a las necesidades de nuestro negocio. Hay empresas que eligen un nuevo software de CRM porque les resulta difícil usar el que ya tienen, pero éste no debería ser el motivo del cambio.
2. Prepara a tus profesionales
A continuación es aconsejable preparar a empleados y/o colaboradores para el cambio que va a suceder con respecto a la gestión de datos de los clientes. Lo ideal es que la nueva plataforma tenga una buena acogida, que se puede lograr fácilmente explicando las mejoras que traerá.
3. Limpia los datos
La migración de un CRM es un momento perfecto para depurar tu base de datos y quedarte con la información de interés para tus campañas. Por ejemplo, si tienes un segmento de clientes con lo que no has cerrado una sola venta desde hace años, quizás podrías deshacerte de él o al menos conservarlo en un archivo CSV, al margen del nuevo CRM.
4. Realiza un mapeo de datos
Tu CRM puede tener algunas reglas de calificación de contactos, dando lugar a actualizaciones según las interacciones que se hayan producido. Es importante contemplar lo nuevos grupos de clientes que surgen para no perder esta nueva catalogación tras migrar el CRM.
5. Diseña nuevos campos
En este punto, es posible que no todos lo campos de tu CRM actual se replican de forma idéntica en la nueva plataforma y viceversa. En consecuencia, deberás crear nuevo campos en el nuevo CRM.
6. Crea un respaldo
Un CRM contiene datos de tus clientes, información vital para el futuro de tu negocio. Y, por si fuera poco, también puede incluir documentos, plantillas, reportes y automatizaciones. Por lo tanto, es muy importante crear un respaldo con el contenido de tu CRM por si hubiera algún error en tu plan de migración. Recuerda que los datos que pierdas por el camino son irrecuperables.
7. Haz pruebas
Antes de finalizar la migración, es muy recomendable hacer pruebas para asegurarte de que los datos se han migrado como esperabas. Por otra parte, es importante que compruebe si los campos personalizados funcionan correctamente y que no hay errores de integración.
8. Define una fecha de corte
Ahora es el momento de definir una fecha en la que se dejará de ingresar información en el CRM y se dará por finalizada la migración. Este paso es importante para evitar la pérdida de actualizaciones y que el proceso sea lo más completo posible. A partir de la fecha fijada, toda la información debe capturarse en el CRM nuevo y mantener el anterior como herramienta de consulta durante los primeros meses.
9. Termina la migración y valida
Este es el momento que tanto esperabas. Pero, justo antes de finalizar la migración, es importante hacer una última validación para comprobar que los datos se hayan cargado correctamente y todos los campo funcionen correctamente.
10. Cuenta con un equipo de soporte
Para terminar, es muy positivo contar con un equipo de soporte que te apoye tras la integración. Habitualmente se consigue una implementación mucho más completa y el equipo acepta mejor el cambio.
Ahora ya tienes las pautas que necesitas para migrar tu CRM conservando los datos más valiosos para el futuro de tu negocio. ¡A por ello!
